5 bonnes raisons d’opter pour un logiciel de gestion d'intervention

La gestion des interventions peut s'avérer être un vrai casse-tête si elle n'est optimisée, découvrez les 5 bonnes raisons d'opter pour un logiciel de gestion d'intervention

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Votre activité vous amène à gérer des interventions avec des collaborateurs internes ou externes sur le terrain ou à domicile chez vos clients. Vous cherchez :

  • d’une part, à optimiser votre performance aussi bien opérationnelle que financière
  • et d’autre part, à transformer l'expérience de vos clients, toujours plus exigeants

Désirant digitaliser vos processus métier, vous avez entendu parler de solutions de gestion d’intervention, mais vous rencontrez des difficultés à vous projeter dans l’utilisation quotidienne d’une de ces solutions pour votre activité.

Bonne nouvelle cet article est fait pour vous !

L’objectif de cet article est de faciliter votre réflexion, en présentant simplement et en quelques arguments concrets, les 5 bonnes raisons d’acquérir un logiciel de gestion d’intervention pour toute entreprise déployant des techniciens / agents sur le terrain.

1. Le lien (digital) manquant entre vos équipes : la traçabilité d’informations

Les entreprises se retrouvent toutes confrontées à une problématique commune, à savoir, l'observation d’un décalage entre la vision théorique du bureau et la réalité du terrain.  

En effet, selon une étude de l'Aberdeen Group, un des principaux motifs d’échec rencontrés au cours d’une intervention est lié à un manque d’information concernant la nature de la mission, engendrant un surcoût allant de 180€ à 270€, entre perte de temps entrainée et re-planification de la mission.  

Cela souligne donc l’importance de la communication et de la fluidité des échanges entre les différents acteurs du processus d’intervention, ce qui en fait des facteurs impactant directement le taux de réussite.  

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’intervention vous permet de briser cette barrière en fluidifiant les échanges : l’information est centralisée et consultable par tous, sans pour autant multiplier les interactions.  

Ce dernier apparaît alors comme un fil rouge, autorisant vos intervenants terrain et vos opérateurs à entrer en contact depuis l’outil, les unissant derrière une vision commune.  

2. Téléphone, mails, ressaisie... La fin des tâches répétitives

Vos équipes opèrent en flux tendu et sont saturées : appels téléphoniques, mails, ressaisie d’information… Les tâches répétitives constituent une grande partie du quotidien de vos opérateurs dans le but de garantir le même niveau d’informations auprès des différents interlocuteurs de la chaîne d’intervention.  

La réduction de ces tâches chronophages apparaît alors comme une priorité, délestant vos collaborateurs de ces actions systématiques et à faible valeur ajoutée.  

L’utilisation d’un logiciel de gestion permet de centraliser les différentes données recueillies tout en les orientant de manière intelligente au bon interlocuteur sans ressaisie et de manière automatique.  

Cet atout fera gagner un temps précieux à vos salariés qui pourront ainsi se concentrer sur des activités où leurs compétences seront mieux valorisées.  

3. Faciliter le quotidien des intervenants terrain et maximiser leurs performances

Véritables représentants de votre entreprise auprès de vos clients, les intervenants terrains sont ceux qui côtoient la réalité du terrain chaque jour. Leur quotidien est composé d’imprévus face auxquels ils doivent composer avec réactivité, sous peine de prendre du retard et ainsi compromettre la tournée leur ayant été affectée, ce qui représente un véritable risque à ne pas négliger pour votre activité.  

En adoptant un logiciel de gestion d’intervention, la digitalisation des processus métier permet de délester vos techniciens des contraintes administratives : fini les blocs notes ou encore le stylo qui ne fonctionne pas.  

Depuis une application mobile, seules les informations essentielles sont à compléter sur un formulaire personnalisable et pré-paramétré, leur permettant d’aller à l’essentiel et ainsi de tenir les délais qui leurs sont imposés, tout en se concentrant pleinement sur leur intervention.  

4. Optimisation de la trésorerie

Comme vu dans le point précédent, fini les fiches d’intervention papier, terminé les comptes rendus égarés et surtout, plus besoin d’attendre le retour de votre technicien au bureau pour pouvoir déclencher la facturation des interventions effectuées.  

Grâce à la digitalisation du rapport d’intervention et la signature dématérialisée du client, vos opérateurs bureau peuvent désormais accéder au dossier de l’intervention en direct et émettre la facture le même jour.  

De ce fait, cela réduira considérablement vos délais de facturation pour le plus grand bonheur de votre trésorerie qui ne s’en portera que mieux !  

De plus, grâce à la possibilité d'archiver des photos au dossier d’intervention, cette nouvelle fonctionnalité réduira grandement vos risques de litiges et d’impayés, où les images serviront de preuve de la bonne exécution des procédures de vos techniciens.  

5. Transformation de l’expérience des clients finaux 

Au-delà du prix et de la qualité d’un service, on constate de nos jours que l'expérience client constitue un aspect clé et différenciateur quant-à l’avis qu’un client se fera de votre service.  

Là encore, la digitalisation des processus métier permet de réduire la durée des longues plages d’intervention communiquées aux clients, ces derniers pouvant dorénavant suivre l’arrivée du technicien en temps réel.  

En effet, des applications comme Uber et Deliveroo ont créé un nouveau standard sur le suivi de l’arrivée de l’intervenant par le client final. En adoptant un outil qui vous permet d’envoyer un SMS avec un lien de suivi vers le dossier d’intervention respectif, les clients finaux retrouveront sur votre service le standard de suivi qu’ils apprécient le plus ! Et tout cela sans qu’ils n'aient besoin de télécharger une application mobile.  

Le client bénéficie alors d’une transparence totale et sans effort. Entre l’heure exacte de l’arrivée du technicien, les photos et le compte rendu détaillé, ces avantages constituent un atout de fidélisation de votre clientèle, en plus de vous démarquer de vos concurrents.  

Bonus - Laissez le logiciel de gestion d’intervention s’adapter à vos besoins et non l’inverse !

Contrairement aux autres logiciels de gestion d’intervention du marché, Kaze ne nécessite pas d’intervention d’un développeur pour adapter les fonctionnalités de la solution à vos processus métier.  

Kaze est une solution “no-code” disposant d’une interface à partir de laquelle il vous est possible de créer tous types de processus métier grâce à un système de glisser-déposer, qui vous laissera ainsi une grande liberté à chaque fois que vous avez besoin d’envoyer une nouvelle information à votre équipe sur le terrain ou même de récolter de nouvelles informations.  

Cette solution combine les possibilités d’intégration et de personnalisation d’un ERP tout en éliminant sa complexité, vous permettant alors de vous consacrer pleinement à ce que vous savez faire de mieux, à savoir la gestion de votre activité.  

Afin de rester compétitif dans un environnement toujours plus exigeant et concurrentiel, les entreprises de service sur le terrain se doivent, elles aussi, d'entamer une transition vers le digital.

Les 5 différents axes évoqués au cours de cet article contribuent à l’obtention d’un résultat commun : l’optimisation de votre activité par la réduction des coûts.

De ce fait, grâce à l’amélioration de la performance opérationnelle, votre entreprise sera en capacité d’absorber un plus grand volume d’activité  tout en restant en iso-effectif  

De plus, une solution de gestion d’intervention comme Kaze vous permet de personnaliser sur mesure à votre activité vos processus internes, sans nécessité de développement supplémentaire, ce qui rend votre projet beaucoup plus économique et rapide à mettre en place


Et vous ? Êtes-vous prêt à transformer pleinement vos activités ou celles de vos sous-traitants sur le terrain ?