Excel ou GMAO : quelle solution choisir pour son activité ?

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Depuis maintenant plusieurs années, Excel représente l’une des solutions informatiques les plus utilisées dans le cadre de la gestion d’interventions terrain. Cependant, grâce à l’avancée technologique, des solutions spécialisées disposant de fonctionnalités plus élaborées, ont vu le jour comme les logiciels de GMAO.

Alors pourquoi continuent-elles d’utiliser Excel pour gérer leurs interventions, plutôt qu'un logiciel spécialisé ? Font-elles le bon choix ? 

Cet article a pour but de distribuer toutes les clés nécessaires vous permettant de choisir entre Excel ou un logiciel spécialisé pour vous assister dans la gestion de vos interventions terrain.

La place d’Excel et l’apparition des logiciels de GMAO

La gestion des ordres de maintenance joue un rôle clé dans le maintien des installations en bon état de fonctionnement. 

En tant que partie intégrante des opérations d’installation, les processus de maintenance et les diverses informations de suivi doivent être traitées comme une priorité absolue en y attribuant les ressources adéquates. 

Comme exposé précédemment il existe plusieurs façons de gérer le traitement des opérations de maintenance. 

Cependant, très souvent, les entreprises trouvent en Excel le choix par défaut. Il va sans dire que ce dernier est un outil incroyablement performant en plus d’être (dans la majorité des cas) déjà présent au sein de la structure et, par conséquent, considéré comme la solution “gratuite” de gestion des interventions.

Néanmoins le choix d’Excel ne devrait plus être si évident si on le compare aux autres options de GMAO disponibles sur le marché  

C'est pour ces raisons, qu'il nous a semblé important de vous aiguiller en comparant ces 2 modèles de gestion d'interventions sur une base de 5 critères principaux

Excel VS GMAO sur 5 différents aspects


  1. Gestion des interventions

Excel

Avec Excel, la gestion d’un bon d’intervention ressemble probablement à tel scénario : 

  • Vous observez qu’une intervention de maintenance doit être programmée
  • Vous envoyez un SMS / mail ou appelez directement votre technicien
  • Sur retour d’information la balle continue d'être renvoyée jusqu’à l'achèvement de la mission.

Logiciel GMAO

La gestion des ordres d’intervention via GMAO est beaucoup plus intuitive et facilite grandement son processus.

Il est possible depuis une interface conçue à cet effet de bénéficier de rappels indiquant la nécessité de programmer une intervention, mais également d'affecter en un clic la mission à un intervenant terrain, avec l’envoie des informations nécessaires au bon déroulement de la mission.

Le donneur d’ordre est alors automatiquement tenu à jour sur la progression de l’intervention et est notifié directement depuis son interface dédiée de la réalisation des différentes étapes.

La planification des missions est donc grandement simplifiée tandis que l’effort nécessaire est considérablement réduit, 



  1. Centralisation et accessibilité des données

Excel

L'emploi de tableurs conduit irrévocablement à une certaine forme de centralisation des données. Il est en effet souvent compliqué de partager des fichiers en temps réel, alors que la nature des opérations de maintenance est généralement collaborative, puisqu'elle implique une mise à jour constante de l'information par différents acteurs de la chaîne d’intervention. Ces mises à jour doivent intervenir dans la grande majorité des cas en temps réel ce qui n’est pas possible avec Excel. En effet, une collaboration étroite avec le terrain est essentielle pour garantir l'exactitude des données.

Alors que l'optimisation de la gestion d’intervention terrain repose sur l'implication de tous les collaborateurs, l'utilisation d'Excel se concentre sur une seule personne, ayant pour objectif de collecter et retranscrire manuellement les données, souvent rassemblées sur des bons d’intervention papier par les techniciens. L’utilisation d’un tableur n’est donc pas adapté au travail d’équipe et à une gestion collaborative, ce qui a donc un impact négatif sur l'efficacité des équipes opérationnelles.

Logiciel GMAO

En revanche, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’intervention permet quant-à elle de : 

  • Bénéficier des aspects positifs de la centralisation, soit de regrouper l’intégralité des informations propres à l’intervention sur un même outil, là où l’utilisation d’Excel nécessite par exemple plusieurs fichiers chacun présentant une donnée précise
  • Profiter d’une solution accessible simultanément par tous les types d’acteurs intervenants à la réalisation de la mission, fluidifiant ainsi le flux d’information et la communication d’une manière générale.
  • Automatiser la remontée de certaines informations grâce à une solution 100% personnalisable aux processus métiers, comme le propose Kaze



  1. Data Management

Excel

Bien qu’elle soit possible, la génération d'un rapport depuis Excel n'est pas toujours la plus simple. Le filtrage des données brutes peut être fastidieux tandis que l'écriture des formules, dans le but de récupérer les informations souhaitées, requiert de véritables compétences propres à l’utilisation d’Excel.

Logiciel GMAO

D’autre part, un logiciel de GMAO, permet de créer des rapports personnalisables selon les besoins spécifiques propres au secteur du marché adressé, sans nécessité de développer quelconque fonction complexe. Une fois les rapports créés, l’information est consultable en un simple coup d'œil, tandis que les rapports créés demeurent évolutifs.



  1. Gestion de la Facturation

Excel

La gestion de la facturation représente l’une des raisons les plus fréquentes justifiant l’utilisation d’un tableur, cependant cela représente un travail à temps plein à laquelle une personne s’en verra attribuer la gestion. 

Logiciel GMAO

Effectivement la gestion de la facturation sur Excel demande de nombreuses manipulations de ressaisie d’information, là ou un logiciel de GMAO ira lui chercher directement les informations requises auprès de son système, sans nécessité d’intervention humaine, permettant aux équipes de se focaliser sur les tâches à fortes valeur ajoutée.



  1. User Friendly

Excel  

Excel peut être caractérisé par beaucoup d'adjectifs, mais fonctionnel ou encore simple d’utilisation n'en font certainement pas partie. La courbe d'apprentissage peut être complexe et la modification des fichiers de gestion de la maintenance peut représenter un véritable casse-tête. 

Logiciel GMAO  

Le logiciel de GMAO, quant à lui, est destiné à être fonctionnel et simple d’utilisation, avec des interfaces utilisateur créées sur mesure aux besoins des activités de gestion d’interventions terrain : en plus d’être accessible l’information est directement retranscrite sous forme de rapports rendant possible l’analyse des données en un temps record.



Grâce aux comparaisons dressées entre les 2 modèles, nous pouvons à présent établir une liste de 3 avantages clés justifiant le choix d’un logiciel de GMAO

3 avantages clés des logiciels de GMAO


  1. Information en temps réel

Bien que les feuilles de calcul puissent offrir de puissantes analyses de données via des formules, ces informations ne sont disponibles que lorsque le gestionnaire de feuilles de calcul a le temps de les communiquer. Avec un logiciel de GMAO, tout intervenant ayant accès à ce dernier (bureau comme terrain) peut se connecter à tout moment pour consulter les informations propres à la planification du rdv, les données reliées à l’intervention, l'inventaire et bien d’autres, sans pour autant oublier les données de performance.


  1. Automatisation

L’un des principaux avantages faisant d’un logiciel de GMAO le choix préférentiel face à une solution de gestion depuis tableur repose dans le simple fait que l’un nécessite que l’intégralité des informations soient collectées et retranscrites manuellement pendant que l’autre se gère d’une manière totalement autonome où l’information n’est inscrite manuellement qu’une seule fois soit lors de l’input de l’information. Cela représente certainement l’un des piliers fondamentaux des solutions de gestion d’interventions.


  1. Simplicité d’utilisation 

Si les feuilles de calcul Excel sont reconnues pour leur efficacité à effectuer des calculs et des analyses plus ou moins complexes, son champ d'application est cependant limité par rapport à ce que peut offrir un logiciel de GMAO. 

En effet, en plus de permettre d’exécuter les fonctions les plus complexes et de fournir un résultat et une analyse automatisée, avec cette solution, nul besoin de procéder au paramétrage technique des fonctions Excel nécessitant une réelle expertise interne à l’entreprise. De fait, cette simplicité fonctionnelle et cette rapidité favorisent l'efficacité opérationnelle et fournissent également des analyses 

En effet, ce type de logiciel permet d'exécuter des fonctions plus complexes tout en produisant des résultats plus rapides, gage de meilleures analyses décisionnelles pour une entreprise.





Comme démontré au cours de cette étude, nous constatons que le choix d’un logiciel de GMAO, bien que payant ; contrairement à son rival Excel accessible à moindre coût ; garantit une productivité accrue de part une assistance à la prise de décision, permettant également aux effectifs de se focaliser sur leur cœur de leur métier et les tâches à fortes valeur ajoutée grâce à un logiciel prêt à l’emploi, entièrement personnalisable et adaptable au marché d’activité de n’importe quelle entreprise