Qu’est-ce que la GMAO, qu’apporte-t-elle et comment révolutionne-t-elle le quotidien des entreprises ?

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Qu’est-ce qu’un logiciel de GMAO ?

Un système informatisé de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) est un logiciel qui centralise les informations de maintenance, et plus généralement de gestion d’interventions, en facilitant les différents processus entrepris au cours d’une même intervention terrain.

Un logiciel de GMAO se présente sous la forme d’une plate-forme ayant pour objectif de centraliser les différentes informations nécessaires au bon déroulement d’une intervention, tout en assurant la visibilité et le suivi des missions effectuées.

En plus d’assurer un suivi amélioré garantissant à son utilisateur que la bonne action est menée au bon moment, un logiciel de GMAO est également conçu pour réduire les tâches à faible valeur ajoutée et la paperasse, en rendant la documentation, la planification et la création de rapports simples et intuitifs.

Le pilier central d'un logiciel GMAO repose sur sa base de données. Il dispose d'un modèle de données qui organise l’ensemble des informations des actifs sous gestion de l’entreprise, qu’il s’agisse de l’installation ou encore de la maintenance.

Le terme GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) est souvent confondu ou utilisé de manière interchangeable avec les termes EAM (Enterprise Asset Management ou Gestion des Équipements) ou encore avec les PRI (Progiciel de Gestion Intégré).

Les deux partagent des fonctionnalités et des objectifs très similaires mais sont pour autant très différents. Pour discerner les principales différences entre logiciels de GMAO, EAM et ERP, il est nécessaire de jeter un bref regard sur l'histoire de la GMAO et les relations entre ces derniers.

Retour sur l’histoire de la GMAO

Il est important de revenir sur l’histoire de la GMAO pour comprendre son évolution mais également l’objectif de cette dernière afin de constater la manière dont elle a su s’adapter aux besoins des entreprises pour aujourd’hui représenter un atout non négligeable dans la gestion quotidienne de leur activité.

Avant la GMAO, l'obtention d'une vision centralisée et dynamique ainsi qu’une gestion automatisée représentait un vrai casse-tête car les informations de maintenance étaient enfouies dans des fichiers au format papier, puis éparpillées sur différentes feuilles de calcul.

Les premières versions de logiciel de GMAO sont apparues dans les années 1960 et leur utilisation se voyait généralement réservée aux grands groupes.

La GMAO a gagné en popularité auprès des petites et moyennes entreprises dans les années 1980 et 1990, à mesure que les ordinateurs devenaient plus abordables, plus accessibles et également plus connectés.

Les années 2000, synonymes de l'émergence des intranets et de la connectivité Web, ont étendu les capacités de la GMAO à une gamme d'appareils mobiles, d'applications terrain et de sites opérationnels.

La dernière génération de GMAO est quand-à elle basée sur le cloud et hautement mobile. Elle offre une plus large gamme de fonctionnalités avec une mise en œuvre plus rapide, une maintenance plus facile et une plus grande sécurisation des données.

GMAO vs EAM vs ERP : bien plus qu’une simple évolution

Tout au long de son évolution, la GMAO a posé les bases de l'EAM (Enterprise Asset Management ou Gestion des Équipements). L’EAM contient fondamentalement les mêmes fonctionnalités qu’un logiciel de GMAO, et leurs fonctions peuvent se chevaucher. Ce que l'EAM apporte à la GMAO, en partie grâce à une plus grande connectivité et au partage d'informations, repose sur sa capacité à se connecter sur plusieurs sites, à favoriser la collaboration entre les différents services de l’entreprise et à fournir une intégration plus poussée auprès d'autres systèmes comme la planification des ressources d'entreprise (ERP).

Ces facultés offrent aux solutions EAM un panel plus large qui prend en compte le cycle de vie global des actifs et son impact sur l'analyse financière, l'approvisionnement, la gestion des processus, les risques, la compliance, etc…

Les solutions GMAO ont elles tendance à se concentrer sur la disponibilité des actifs immobilisés en automatisant les ordres de travail et les workflows (flux de travail), en organisant et en planifiant la main-d'œuvre, en gérant les ressources matérielles et en fournissant des rapports et des audits détaillés sur ces mêmes tâches.

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de GMAO

1. Traitement des demandes d’intervention et de la maintenance

La gestion des ordres d’intervention peut être définie comme le traitement approprié et opportun des bons de travail. Cela peut paraître simple mais cela peut en fait être un processus complexe qui prendrait d'innombrables heures et des rames de papier s'il était fait à la main. L’utilisation d’un logiciel de GMAO vise à automatiser ces processus et à profiler les process relatifs à l’avant, au pendant et à l’après intervention.

La gestion de ces ordres commence par la création de missions qui doivent être classées par ordre de priorité.

Pour commencer, il faut définir ce qu'est un bon d’intervention : il peut être défini comme un service de maintenance à effectuer, reçu soit comme une demande client, soit comme un travail planifié récurrent destiné à l’entretien de l'équipement, ou tout autre ressource.

La notion de priorité des ordres d’intervention se voit déterminée par le niveau du degré d’urgence du service à effectuer (urgence vs réparation de routine) ainsi que selon l’état de l'équipement.

Le niveau de criticité peut être établie à l'avance pour chaque type de réparation ainsi que pour chaque pièce d'équipement, ce qui facilite la tâche du planificateur ou du responsable lors de la définition des priorités quotidiennes. Lorsque cela est fait correctement, le travail le plus important est effectué en priorité tandis que si un retard venait à se produire, cela serait pour des travaux non essentiels.

Ainsi, un logiciel de GMAO vise à traiter simultanément la gestion des ordres d’intervention et de maintenance afin de décomposer les processus et les tâches qui doivent être effectués pour exécuter chaque type de mission et alors s'assurer qu’elles sont réalisées de la manière la plus efficace et la plus productive possible.

2. Gestion Préventive de la Maintenance

La dernière chose souhaitable est de devoir suivre en permanence la courbe de maintenance d'un équipement, et de devoir réagir dans l’urgence pour éteindre tout “début d’incendies” en cas de manquement.

De ce fait, un module de maintenance préventive aide les entreprises à garder une longueur d'avance, leur permettant d’être enfin responsable du travail effectué par les techniciens terrain et ainsi de s’orienter vers la proactivité et non plus d’être dans la réaction.

À l'aide de la GMAO, il est désormais possible de configurer vos workflows regroupant toutes les données dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement. Ces derniers se présentent sur place en sachant exactement quoi faire avec quelles pièces et disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour mener à bien l’intervention.

Une fois les workflows configurés avec les bonnes données, il est également possible de configurer un déclencheur automatique pour que l’intervention soit générée automatiquement à une date précise ou encore d’une donnée particulière. Par exemple, il est possible d’automatiser la maintenance d’une pompe après un certain nombre, préalablement défini, de cycles, ou encore un tapis roulant à contrôler une fois toutes les trois semaines.

3. Gestion du Personnel et des Plannings

L’efficacité des intervenants terrain et une tournée réussite dépendent tous deux de la bonne planification et d’un dispatch irréprochable des ordres d’intervention au personnel chargé de la réalisation des missions.

C’est pourquoi, l’intelligence artificielle d’un logiciel de GMAO contribue grandement à l’optimisation des tournées en considérant les critères de contraintes opérationnelles ou encore la minimisation de la distance parcourue entre chaque intervention.

Le dispatch et l’attribution d’un ordre d’intervention à un technicien se veulent rapides et intuitifs pour augmenter la réactivité de l’entreprise face à toute urgence potentielle garantissant une réponse immédiate et adaptée.

La gestion de la sous-traitance nécessite une interface développée sur mesure pour étudier les paramètres propres à cette partie de l’activité, attestant de la performance, selon différents critères, d’un sous-traitant comparé à un autre, rendant alors possible la comparaison de l’ensemble du carnet de sous-traitants d’une entreprise selon leur compétitivité respective.

D’autre part, une solution de GMAO propose une solution de suivi en temps réel de l’activité sur le terrain pour assurer la remontée des informations importantes comme la pièce dématérialisée du bon d’intervention signé (par exemple) permettant de déclencher automatiquement des actions avec le client. Il faut également ajouter à cela le fait que de nombreuses informations utiles peuvent se montrer pertinentes à des fins d’analyses pour étudier de plus près la performance opérationnelle.

4. Analyse des données et des Indicateurs Clés de Performance

Un logiciel de GMAO, permet de créer des rapports personnalisables selon les besoins spécifiques propres au secteur du marché adressé, sans nécessité de développer quelconque fonction complexe. Une fois les rapports créés, l’information est consultable en un simple coup d'œil, tandis que les rapports créés demeurent évolutifs.

Cette même exploitation des données octroie à l’entreprise le contrôle du présent tout en visant à planifier l'avenir. Il est ainsi désormais possible de transformer des informations de meilleure qualité et de confiance en données significatives, pouvant impacter positivement la partie opérationnelle de l’activité.

Comment Kaze pousse la GMAO encore plus loin ?

Contrairement aux autres logiciels de gestion d’intervention du marché, Kaze ne nécessite pas d’intervention d’un développeur pour adapter les fonctionnalités de la solution à vos processus métier.

Cela fait de Kaze une solution “no-code” disposant d’une interface à partir de laquelle il est possible de créer tous types de processus métier grâce à un système de “glisser-déposer”, vous octroyant ainsi une grande liberté, ouvrant le champ des possibilités en termes de personnalisation de workflows quels qu’ils soient.

Plus besoin de vous adapter à un logiciel, ce dernier s’adapte sur mesure à vos besoins vous permettant d’optimiser votre activité et d'améliorer la performance globale de votre entreprise.

Ce que permet la GMAO

Nous constatons alors que l'emploi d’un logiciel de GMAO facilite grandement la gestion des ordres d’intervention, la configuration et la planification des tâches de maintenance et surtout l'exploitation des données. Un tel logiciel vous permet de gérer cela grâce à une combinaison de fonctionnalités utilisables pour créer des workflows simples, intuitifs et personnalisables.

Pour résumer, la GMAO permet un meilleur suivi de l’information et permet d’automatiser un très grand nombre de processus métier résultant en l’élimination des tâches à faible valeur ajoutée et permettant donc à chaque rouage de la chaîne d’intervention de se focaliser sur son cœur de métier.

Cela se constate par une augmentation de la productivité opérationnelle et donc de la performance financière de l’entreprise permettant à cette dernière d'accroître sa compétitivité dans un environnement toujours plus hostile et exigeant.